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EU-Datenschutz-Grundverordnung: Was Unternehmen beachten müssen

Juni 17, 2025

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union hat das Datenschutzrecht in Europa grundlegend verändert. Seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 steht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unter strenger Kontrolle. Unternehmen jeder Größe müssen sich an klare Regeln halten und ihre IT-Compliance regelmäßig überprüfen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was aktuell gilt und wie Ihr Unternehmen die Anforderungen der DSGVO einhalten kann.

Was ist die DSGVO und warum ist sie wichtig?

Die DSGVO ist eine EU-weite Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten. Sie gibt Bürgern mehr Kontrolle über ihre Daten und verpflichtet Unternehmen, mit diesen verantwortungsvoll umzugehen. Wer gegen die Vorschriften verstößt, muss mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes rechnen.

Die DSGVO stärkt das Vertrauen der Kunden und verhindert Missbrauch ihrer privaten Informationen. Unternehmen, die sich an die Regeln halten, profitieren von einem positiven Image und vermeiden teure Rechtsstreitigkeiten.

Pflichten für Unternehmen – Was gilt es zu beachten?

Datenerhebung und -speicherung

Unternehmen dürfen nur Daten erheben, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Die Daten müssen sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Arbeitnehmer sollten zum Beispiel keine Kundendaten auf privaten Geräten speichern. Es empfiehlt sich, Notebooks und mobile Endgeräte zu verschlüsseln.

Information und Transparenz

Jede Person hat das Recht zu wissen, warum und wie ihre Daten verarbeitet werden. Unternehmen müssen ihre Kunden in klarer Sprache über die Verwendung ihrer Daten informieren. Das geschieht oft über eine leicht verständliche Datenschutzerklärung auf der Webseite.

Rechte der Betroffenen

Die DSGVO verleiht jedem Bürger umfassende Rechte. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) und Widerspruch. Unternehmen müssen auf Anfragen innerhalb eines Monats reagieren und ergriffene Maßnahmen dokumentieren.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Wenn Unternehmen neue Technologien einführen und dabei ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen besteht, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung Pflicht. Dabei wird geprüft, wie durch technische Maßnahmen Risiken minimiert werden können. Ein Beispiel: Die Einführung einer neuen Gesichtserkennungssoftware in einem Ladengeschäft.

Auftragsverarbeitung klar regeln

Auftragsverarbeiter, wie IT-Dienstleister oder externe Callcenter, müssen vertraglich verpflichtet werden, die DSGVO einzuhalten. Es gilt, mit jedem Dienstleister einen entsprechenden Vertrag abzuschließen und regelmäßig zu überprüfen, ob dieser die Datenschutzregeln einhält.

Praktische Tipps zur Umsetzung der DSGVO

Bestandsaufnahme und Datenverzeichnis führen

Erstellen Sie ein Verzeichnis aller datenschutzrelevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen. Listen Sie auf, welche Daten Sie speichern, wer darauf zugreifen kann und an wen Sie sie weitergeben. Diese Dokumentation hilft, beim Besuch oder Nachfrage der Aufsichtsbehörde schnell Auskunft zu geben.

Datenschutzbeauftragten ernennen

Unternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn sie regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten verarbeiten oder mehr als 20 Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten haben. Der Datenschutzbeauftragte kontrolliert die Einhaltung der Vorgaben und dient als Ansprechpartner für die Behörden.

Sensibilisierung der Mitarbeiter

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit personenbezogenen Daten. Nur wer sensibilisiert ist, erkennt Datenschutzrisiken rechtzeitig und weiß, wie richtig gehandelt wird. Praxisnahe Schulungen sind effektiver als allgemeine Unterweisungen.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Sichern Sie Ihr IT-System gegen unerlaubte Zugriffe. Regelmäßige Updates, sichere Passwörter und der Einsatz von Firewall-Lösungen sind Pflicht. Sorgen Sie zudem dafür, dass Papierdokumente sicher aufbewahrt und fachgerecht vernichtet werden.

Backup und Notfallpläne

Legen Sie aktuelle Sicherungskopien wichtiger Daten an. Erstellen Sie einen Notfallplan, falls es doch zu einem Datenschutzvorfall kommt. Datenpannen müssen innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden.

Aktuelle Entwicklungen und Gesetzesänderungen

Die EU arbeitet fortlaufend daran, den Datenschutz zu stärken und an neue Technologien anzupassen. Künstliche Intelligenz und Cloud-Dienste bringen immer wieder neue Herausforderungen. So gibt es 2024 beispielsweise Diskussionen über die Verschärfung der Regeln für Online-Plattformen und die Überwachung von KI-Systemen. Unternehmen sollten aktuelle Nachrichten verfolgen und die eigenen Prozesse regelmäßig anpassen, um die Einhaltung der EU-Regularien sicherzustellen.

Praktisches Beispiel: E-Mail-Marketing

Wenn Sie Newsletter versenden möchten, dürfen Sie Empfänger nicht einfach ohne explizite Einwilligung anschreiben. Jede E-Mail muss zudem eine einfache Möglichkeit zur Abmeldung beinhalten. Verstöße gegen diese Vorgaben gelten als gravierend und können abgemahnt werden.

Internationale Datenübertragung

Wer Daten außerhalb der EU verarbeiten lässt, zum Beispiel durch ein amerikanisches Cloud-Tool, muss besondere Vorsicht walten lassen. Es gelten strenge Regeln, um das Datenschutzniveau in Drittländern zu sichern. Die Nutzung von Standardvertragsklauseln oder verbindliche Unternehmensregelungen (Binding Corporate Rules) sind geeignet, den Datenschutz auch international zu gewährleisten.

Fazit: Für Unternehmen bleibt Datenschutz Chefsache

Die DSGVO bleibt für Unternehmen eine zentrale Herausforderung. Sie verlangt laufende Anpassung der internen Prozesse und eine neue Unternehmenskultur im Umgang mit Daten. Wer das Datenschutzrecht ernst nimmt, schützt sich nicht nur vor Strafen, sondern stärkt das Vertrauen seiner Kunden. Bleiben Sie am Ball, informieren Sie sich über aktuelle Entwicklungen und passen Sie Ihre IT-Compliance fortlaufend an.

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